Dressez votre liste d’invités de mariage facilement sur Excel

Si vous êtes sur le point de vous marier et que vous souhaitez organiser votre mariage sans prise de tête, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour faciliter la création et l’organisation de votre liste d’invités de mariage, via Excel.

Préparez la liste d’invités le plus tôt possible

Pour une bonne organisation sans stress, il n’y a pas de secret : prenez les choses en main à l’avance pour ne rien oublier, éviter les erreurs et les décisions précipitées.

Pour créer et organiser une liste d’invités de mariage, c’est pareil : prenez de l’avance. Lancez-vous dans cet exercice le plus tôt possible, au moins 1 an avant le jour J.

Établir une liste est l’une des toutes premières étapes dans l’organisation d’un mariage. Si vous perdez du temps ou que vous procrastinez trop sur le sujet, c’est toute l’organisation du mariage qui se verra décalée (envoi des save the date, des faire-parts, choix du lieu de réception et des prestataires,...).

Identifiez vos attentes et vos priorités

Avant toute chose, il faut vous demander quel genre de mariage vous souhaitez. Voulez-vous un mariage intimiste avec uniquement des personnes proches de vous, ou une grande fête avec de nombreux invités ? Il est important d’imaginer un minimum votre événement pour pouvoir ensuite adapter la liste d’invités (et leur nombre) en conséquence.

Ne vous laissez pas influencer

Créer une liste d’invités pour un mariage est une opération délicate. On ne veut blesser personne ni créer de tensions en invitant certains proches et pas d’autres.

L’organisation d’une telle liste n’est pas facile, mais vous devez penser à vous avant tout. Ce sera votre événement, votre grand jour. Il est donc totalement normal de vouloir être uniquement entouré des personnes que vous aimez et que vous appréciez.

Les autres ont souvent leur mot à dire. Mais rappelez-vous que quel que soit vos choix, ils ne feront jamais l’unanimité. Alors autant faire des choix de cœur et non sous la contrainte, vous ne croyez pas ? Écoutez-vous, écoutez votre partenaire et prenez vos décisions ensemble.

Fixez un budget

Créer une liste d’invités de mariage sans penser au budget est une très mauvaise idée. Votre budget doit entrer en ligne de compte. Car si vous décidez de convier 100 invités, mais que vous n’avez les moyens d’en accueillir seulement 50, vous risquez, soit de vous mettre en difficulté financière, soit d'en blesser certains en annulant leur invitation….

En définissant votre budget à l’avance, il sera plus simple de créer votre liste d’invités et d’adapter leur nombre en fonction de ce paramètre.

Fixez les règles

Pour faciliter davantage la création de votre liste d’invités sur Excel, établissez des règles claires et équitables entre vous. 

Aucun de vous deux ne doit se sentir privilégié ou lésé. Le but n’est pas d'inviter le même nombre d’invités d’un côté comme de l’autre, mais simplement de faire en sorte qu’aucun ne soit désavantagé.

Voici quelques exemples de règles que vous pouvez fixer ensemble : 

• Ne pas inviter d’enfants
• Ne pas inviter les personnes qui ne soutiennent pas votre amour
• Ne pas inviter de collègues de travail
• Ne pas inviter de personnes que vous n’avez pas vues depuis un certain nombre d’années (sauf s' ils font partie de la famille ou si ce sont des amis vivant à distance).
• Ne pas inviter des personnes avec qui il existe des tensions (pour éviter tout incident).

Qui inviter à votre mariage ?

Qui vous voulez, mais surtout les personnes chères à votre cœur. Pour cela, vous pouvez établir 2 listes : dressez une première liste des invités incontournables (VIP), puis une autre pour le reste des invités (allez, personne n’en saura rien) !

Les invités VIP

Ce sont les invités que vous voulez absolument avoir auprès de vous le jour de votre mariage. Il peut s’agir, respectivement : 

• De vos parents
• De vos grands-parents
• De vos frères et soeurs
• De vos témoins de mariage
• De vos demoiselles d’honneur et garçons d’honneur
• De vos amis très proches

Le reste des invités

Une fois votre liste d’invités VIP faite, dressez une seconde liste incluant les personnes que vous aimeriez voir à votre événement. Il peut s’agir par exemple : 

• De vos “potes” et amis
• Des amis de la famille
• De vos collègues de travail
• De vos voisins
• De vos tantes et oncles
• De vos cousins
• De vos neveux et nièces
• Des partenaires des invités VIP (les fameux +1)
• Les enfants (à noter que la présence d’enfants en bas âge exige des préparatifs spécifiques comme un menu enfant, un espace jeu et dortoire ainsi qu’un service de garde d’enfants).

Les critères à prendre en compte pour choisir qui sera de la partie

Si vous avez du mal à “départager” certaines personnes et que vous vous devez de faire un choix entre elles, voici 4 critères à prendre en considération pour peaufiner votre liste d’invités : 

• La proximité de votre relation (êtes-vous suffisamment proche pour les convier à votre mariage ?)
• Leur présence dans votre vie (ces personnes sont-elles impliquées dans votre vie, jouent-elles un rôle important dans celle-ci, sont-elles présentes dans les moments difficiles ?)
• La réciprocité de votre relation (sont-elles aussi impliquées que vous dans la relation, notamment par les actes ?)
• Votre désir de les inviter, tout simplement (avez-vous réellement envie de voir telle ou telle personne à l’occasion du plus beau jour de votre vie ?)

Définissez quand chaque personne sera présente

Il vous est possible d'inviter certains convives uniquement pour la cérémonie et le vin d’honneur. Cette solution permet de faire plaisir à un maximum de personnes, tout en faisant des économies. Si vous organisez un brunch le lendemain ou une after party, il vous faudra aussi choisir les heureux élus.

Créer votre liste d’invités de mariage avec Excel

Premièrement, créez un fichier Excel, puis créez des catégories ou des groupes. Voici une liste non exhaustive de catégories dont vous pouvez vous inspirer : 

• Liste A (ou VIP)
• Liste B
• Table 1 
• Table 2,…
• Répétition 
• Enfants
• Témoin de la mariée 
• Cortège 
• Famille 
• Témoin du marié 
• Prestataire 
• Invité hors de la ville / du pays 
• Invitation papier 
• E-invitation 
• Présence cérémonie 
• Présence cocktail 
• Présence soirée
• Garçon / Homme
• Fille / Femme
• Enterrement de vie de garçon 
• Enterrement de vie de jeune fille 
• Amis de la famille 
• Amis proches
• Meilleurs amis 
• Amis d’enfance (Université, Lycée, Primaire) 
• Demoiselle d'honneur 
• Garçon d'honneur 
• Membre du cortège 
• Fiançailles 
• Bridal shower
• Brunch 
• After Party

Pour chaque invité, définissez ensuite différents attributs : 

• Nom
• Prénom
• Adresse postale
• Téléphone
• Email
• Âge
• Allergies
• Présence répétition [oui ou non]
• Présence cérémonie
• Présence cocktail
• Présence vin d’honneur
• Présence soirée et repas
• Présence brunch
• Présence after party

Conseils bonus

Prévoyez une liste d’attente

Même si vous avez établi une première liste d’invités qui seront présents à votre mariage (en prenant en compte vos besoins et votre budget bien sûr), il se peut qu’il reste une poignée de personnes que vous aimeriez inviter. Dans ce cas, établissez une liste des invitées “en attente”. 

Pour quoi faire ? En cas de désistement, il sera peut-être encore temps d’inviter celles qui sont sur votre liste d’attente !

Avoir une liste d’attente vous aidera donc à ajuster votre liste d’invités de mariage plus rapidement si quelqu’un décline l’invitation ou se désiste.

Acceptez que votre liste peut évoluer

On en parlait juste avant, quelques invités ne pourront sûrement pas se libérer pour assister à votre mariage. De plus, si vous préparez votre mariage à l'avance (entre 1 et 2 ans), il se peut aussi que vos besoins et désirs évoluent. C’est pourquoi il y a de grandes chances que votre toute première liste ne soit pas la liste finale des invités, présents à votre mariage.

Ne vous mettez pas la pression et ajustez en temps voulu !

Comment récupérer les adresses mails des invités  ?

Vous vous dites “Mais comment on va faire pour collecter autant d’adresses mails ?”. 

Pas de panique, vous pouvez collecter les adresses mails (et pleins d’autres informations) en quelques clics. Comment ? À l’aide de notre formulaire RSVP.

Grâce à cet outil, vous pouvez : 

• Confirmer la présence de vos invités
• Poser différents types de questions pour savoir par exemple combien d’enfants seront présents,  combien d’invités participeront au vin d’honneur, combien au dîner, etc…
• Afficher des questions en fonction des réponses précédentes
• Récupérer l'adresse mail de vos invités
• Collecter n’importe quelle autre information utile à l’organisation
  

Cerise sur la pièce montée, une personne peut répondre pour plusieurs invités et vous recevez une notification à chaque nouvelle réponse. Rien de mieux pour faciliter la collecte d’informations et effectuer des ajustements afin d’obtenir une liste finale. La fameuse liste qui vous servira dans toute l’organisation de votre mariage.

Idée pas bête : vous pouvez, par exemple, inclure un lien ou un QR code (ces derniers sont fournis avec notre formulaire) sur vos save the date et vos faire-parts. Ainsi, ils pourront directement confirmer ou non leur présence.

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Vous voilà désormais prêts à créer une liste d’invités digne de ce nom, sans stress et sans rien oublier. Testez le formulaire RSVP Un Grand Jour et vous verrez !